TOOL DAN TEKNIK PERBAIKAN MUTU: UNTUK MENGEMBANGKAN GAGASAN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Oleh:

Moh. Nur Afandi (0849110131)

Siti Waqiah ( 0849110 )

A.      PENDAHULUAN

Pada umumnya setiap perusahaan akan selalu berorientasi pada pencapaian kualitas terbaik. Untuk mencapai sasaran pencapaian kualitas terbaik diperlukan usaha pengendalian kualitas untuk menjaga kualitas produk agar tetap berada dalam batas-batas yang diijinkan.

Untuk menjamin kualitas yang baik (tidak adanya produk yang cacat), maka perlu dilakukan usaha pencegahan terjadinya kesalahan proses produksi, sehingga dihasilkan produk yang sesuai dengan keinginan konsumen dan produk cacat dapat dikurangi. Di dalam mencegah terjadinya kesalahan produksi maka perusahaan membentuk team yang dinamakan team QCC atau biasa disebut gugus kendali mutu (GKM). Team QCC pada perusahaan ini terdiri dari beberapa perwakilan dari departemen-departemen yang berbeda, dan team QCC ini bersifat sukarela untuk melakukan kegiatan pengendalian dan perbaikan secara berkesinambungan. Untuk mengantisipasi ataupun memecahkan persoalan maka gugus kendali mutu mempunyai siklus yang disebut siklus PDCA (Plan-Do-Check-Action).

Di dalam melakukan perbaikan berkesinambungan, team QCC menggunakan teknik quality qontrol yang berupa tujuh alat bantu. Fungsi dari tujuh alat bantu adalah mencari akar permasalahan. Tujuh alat bantu itu adalah stratifikasi, lembar periksa, grafik, peta kendali, diagram pareto, diagram pencar, diagram sebab akibat.

Seven tools, merupakan salah satu alat statistik untuk mencari akar permasalahan kalitas, sehingga manajemen kualitas dapat menggunakan seven tools tersebut untuk mengetahui akar permasalahan terhadap produk yang mengalami cacat, serta dapat mengetahui penyebab-penyebab terjadinya cacat.

Sebab akibat banyaknya kecacatan yang terjadi disebabkan oleh lima faktor yaitu manusia, mesin, metode, dan material / bahan baku dan lingkungan. Hasil dari pengolahan sebab akibat kamudian di analisis kembali dengan menggunakan metode kaizen 5W (who, what, where, when dan why) serta 1 H(how), dan dibantu dengan menggunakan 5 S ( seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke).

B.       PEMBAHASAN

1.    Pengertian Istilah

Dalam penulisan tugas ini ada beberapa istilah yang dipakai, antara lain :

a. Statistika adalah pengetahuan yang berhubungan dengan cara-cara pengumpulan data, pengolahan atau penganalisisannya dan penarikan kesimpulan berdasarkan kumpulan data dan penganalisisan yang dilakukan. (Sudjana, 1989)

b.  Mutu adalah keseluruhan ciri serta sifat produk yang berpengaruh pada kemampuannya memenuhi kebutuhan yang dinyatakan atau yang tersirat. Definisi ini berpusat pada pelanggan, dimana pelanggan punya kebutuhan dan pengharapan tertentu. Selain itu mutu dapat diartikan jaminan kesetiaan pelanggan, pertahanan terbaik melawan saingan dari luar dan satu-satunya jalan menuju pertumbuhan dan pendapatan yang langgeng.(google.com)

c. Kualitas adalah keseluruhan karakteristik produk dan jasa yang meliputi marketing, engineering, manufaceture, dan maintenance, dalam mana produk dan jasa tersebut dalam pemakaiannya akan sesuai dengan kebutuhan dan harapan pelanggan. (Dorothea, 2004:3)

d.  Kecacatan adalah suatu produk yang tidak sesuai untuk dipasarkan, atau tidak memenuhi syarat-syarat tertentu karena ada sesuatu sebab sehingga produk tersebut tidak bisa dipasarkan lagi.

2.    Landasan Teori dan Implementasi

Manajemen kualitas adalah “sebuah sistem manajemen strategis terpadu yang  melibatkan  semua  staf  dan  menggunakan  metode-metode  kualitatif  dan kuantitatif  untuk  terus  meningkatkan  proses-proses  di  dalam  organisasi  demi memenuhi kebutuhan, keinginan, dan harapan-harapan pelanggan”. Secara konseptual, manajemen kualitas dapat diterapkan baik pada barang  maupun jasa, karena  yang ditekankan dalam penerapan manajemen kualitas adalah peningkatan sistem kualitas.

Pada dasarnya proses industri harus dipandang sebagai suatu peningkatan terus-menerus (continuous industrial process improvement), yang dimulai dari sederet siklus sejak adanya ide-ide untuk menghasilkan suatu produk, pengembangan produk,  proses  produksi,  sampai  distribusi  kepada  konsumen.  Seterusnya, berdasarkan informasi sebagai umpan-balik yang dikumpulkan dari pengguna produk (pelanggan) itu dapat dikembangkan ide-ide kreatif untuk menciptakan produk baru atau memperbaiki produk lama beserta proses produksi yang ada saat ini. 5 hal yang harus menjadi perhatian pada pengembangan Sistim Manajemen Kualitas:

1.    Fokus pelanggan

2.    Keterlibatan Total

3.    Tolok Ukur

4.    Dukungan Sistematis

5.    Peningkatan yang terus menerus.

Peningkatan kualitas produksi dan jasa dapat dilakukan dengan berbagai alat bantu. 7 Tools merupakan alat bantu dalam pengolahan data untuk peningkatan kualitas, dan 7 New Tools merupakan alat bantu dalam memetakan masalah secara terstruktur,  guna membantu  kelancaran  komunikasi pada tim kerja,  dan untuk pengambilan keputusan. 7 tools : (Pareto, Histogram, Fishbone, Scatter, Control Chart, Check Sheet, Grafik). 7 New Tools : (Affinity diagram, Relation diagram, Matrix diagram, Tree diagram, Arrow diagram, Process Decision Program Chart).

Dalam suatu sistem kerja, sering  dijumpai inefisiensi kerja yang dapat berupa suatu pemborosan-pemborosan kerja. Kita dapat menghilangkan inefisiensi kerja tersebut dengan melakukan perbaikan terhadap sistem kerja menggunakan metode 8 langkah pemecahan masalah.

3.    Seven Jenis Pemborosan

Fujio Cho mendefinisikan pemborosan sebagai sesuatu yang  lebih dari kebutuhan minimum atas peralatan, bahan, komponen, tempat dan waktu kerja, yang mutlak diperlukan untuk proses nilai tambah suatu produk. Namun secara lebih jauh lagi, pemborosan diartikan  sebagai segala sesuatu yang tidak memberikan nilai tambah. Metode pengelompokkan pemborosan yang umum digunakan adalah 7 jenis pemborosan yang dikembangkan oleh Shigeo Shingo, yaitu sebagai berikut :

1.  Over produksi

Kegiatan produksi di luar kebutuhan menyebabkan pemborosan yang menimbulkan biaya-biaya tambahan seperti biaya  inventory, ruang kerja, modal, mesin, tenaga kerja dan lain-lain. 

2. Waktu menunggu

Waktu menunggu, baik pada material, operator, maupun mesin, merupakan kegiatan pemborosan.

3.  Transportasi

Transportasi merupakan kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah, namun sifatnya ‘perlu ada’, sehingga perlu diminimasi.

4.  Pemerosesan

Proses produksi yang tergolong pemborosan adalah proses yang sebenarnya dapat dihilangkan, yang biasanya terjadi karena kesalahan penyusunan metode kerja.

5.  Tingkat persediaan barang

Penyimpanan barang yang berlebihan, baik berupa inventory maupun work in process, menimbulkan pemborosan terutama dalam hal biaya.

6.  Gerakan kerja

Seringkali  terdapat gerakan kerja yang tidak memberikan nilai tambah terhadap produk, yang sebenarnya dapat dihilangkan.

7.  Cacat produksi

Cacat produksi dapat menimbulkan kerja, biaya dan waktu tambahan bila diperlukan  rework, serta dapat menurunkan citra perusahaan bila cacat tersebut sampai di tangan konsumen.   

4.    Seven Langkah Pemecahan Masalah

Untuk memperbaiki suatu sistem kerja yang dikatakan tidak efisien, perlu dilakukan penelusuran sumber masalah yang menyebabkan ketidakefisienan tersebut. Setelah itu, masalah tersebut harus diperbaiki dan tidak boleh terjadi lagi. Metode  8 langkah pemecahan masalah memberikan tahapan  sistematis yang membantu dalam perbaikan sistem kerja tersebut, yaitu sebagai berikut:

1.  Menentukan prioritas masalah

2.  Mencari sebab-sebab yang mengakibatkan masalah

3.  Meneliti sebab-sebab yang paling berpengaruh

4.  Menyusun langkah-langkah perbaikan

5.  Melaksanakan langkah-langkah perbaikan

6.  Meneliti hasil perbaikan yang dilakukan

7.  Mencegah terulangnya masalah yang sama kemudian menyelesaikan masalah selanjutnya yang belum terpecahkan sesuai dengan kategori skala prioritas berikutnya.

5.    Pengendalian Proses Statistik (Statistical Process Control)

Statistik adalah seni pengambilan keputusan tentang suatu proses atau populasi berdasarkan suatu analisis informasi yang terkandung didalam suatu sampel dari populasi itu. Metode statistik memainkan peranan penting dalam jaminan kualitas. Metode statistik itu memberikan cara – cara pokok dalam pengambilan sampel produk, pengujian serta evaluasinya dan informasi didalam data itu digunakan untuk mengendalikan dan meningkatkan proses pembuatan. Lagipula statistik adalah bahasa yang digunakan oleh insinyur pengembangan, pembuatan, pengusahaan, manajemen, dan komponen – komponen fungsional bisnis yang lain untuk berkomunikasi tentang kualitas. (Montgomery, 1993)

Untuk menjamin proses produksi dalam kondisi baik dan stabil atau produk yang dihasilkan selalu dalam daerah standar, perlu dilakukan pemeriksaan terhadap titik origin dan hal-hal yang berhubungan, dalam rangka menjaga dan memperbaiki kualitas produk sesuai dengan harapan. Hal ini disebut Statistical Process Control (SPC).

Dalam pengendalian proses statistik dikenal adanya “seven tools”. Seven tools dari pengendalian proses statistik ini adalah metode grafik paling sederhana untuk menyelesaikan masalah. Seven tools tersebut adalah:1) Lembar pengamatan (check sheet), 2). Stratifikasi (run chart) 3). Histogram, 4). Grafik kendali (control chart), 5). Diagram pareto, 6). Diagram sebab akibat (cause and effect diagram), 7). Diagram sebar (scatter diagram).

1.         Lembar Pengamatan (Check Sheet)

Lembar pengamatan adalah lembar yang digunakan untuk mencatat data produk termasuk juga waktu pengamatan, permasalahan yang dicari dan jumlah cacat pada setiap permasalahan. dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a)    Maksud pembuatan harus jelas (informasi)

b)    Stratifikasi harus sebaik mungkin (kelengkapan data)

c)    Dapat diisi dengan cepat, mudah dan secara otomatis bisa segera diananlisa. Jika perlu dicantumkan gambar dan produk yang akan di check.

Tujuan pembuatan lembar pengecekan adalah menjamin bahwa data dikumpulkan secara teliti dan akurat oleh karyawan operasional untuk diadakan pengendalian proses dan penyelesaian masalah. Data dalam lembar pengecekan tersebut nantinya akan digunakan dan dianalisis secara cepat dan mudah. Lembar pengecekan ini memiliki beberapa bentuk kesalahanjumlah.

2.         Stratifikasi (Run Chart)

Stratifikasi adalah suatu upaya untuk mengurai atau mengklasifikasi persoalan menjadi kelompok atau golongan sejenis yang lebih kecil atau menjadi unsur-unsur tunggal dari persoalan.

3.         Histogram

Histogram adalah diagram batang yang menunjukkan tabulasi dari data yang diatur berdasarkan ukurannya. Tabulasi data ini umumnya dikenal sebagai distribusi frekuensi. Histogram menunjukkan karakteristik-karakteristik dari data yang dibagi-bagi menjadi kelas-kelas. Pada histogram frekuensi, sumbu x menunjukkan nilai pengamatan dari tiap kelas. Histogram dapat berbentuk “normal” atau berbentuk seperti lonceng yang menunjukkan bahwa banyak data yang terdapat pada nilai rata-ratanya. Bentuk histogram yang miring atau tidak simetris menunjukkan bahwa banyak data yang tidak berada pada nilai rata-ratanya tetapi kebanyakan datanya berada pada batas atas atau bawah. Fungsi dari histogram adalah sebagai berikut:

·            Menentukan apakah suatu produk dapat diterima atau tidak.

·            Menentukan apakah proses produk sudah sesuai atau belum.

·            Menentukan apakah diperlukan langkah-langkah perbaikan.

4.         Grafik Kendali (Control Chart)

Grafik pengendali adalah suatu alat yang secara grafis digunakan untuk memonitor apakah suatu aktivitas dapat diterima sebagai proses yang terkendali. Grafik pengendali terkadang disebut dengan Shewhart control charts karena grafik ini pertama kali dibuat oleh Walter A. Shewhart. Nilai dari karekterisik kualitas yang dimonitor, digambarkan sepanjang sumbu y, sedangkan sumbu x menggambarkan sampel atau subgroup dari karakteristik kualitas tersebut. Sebagai contoh karakteristik kualitas adalah panjang rata-rata, diameter rata-rata, dan waktu pelayanan rata-rata. Semua karakteristik tersebut dinamakan variabel dimana nilai numeriknya dapat diketahui. Sedangkan atribut adalah karakteristik kualitas yang ditunjukkan dengan jumlah produk cacat, jumlah ketidaksesuaian dalam satu unit, serta jumlah cacat per unit.

 Terdapat tiga garis pada grafik pengendali. Center line atau garis tengah adalah garis yang menunjukkan nilai rata-rata dari karakteristik kualitas yang diplot pada grafik. Upper limit control atau batas pengendali atas dan lower limit control atau batas pengendali bawah digunakan untuk membuat keputusan mengenai proses. Jika terdapat data yang berada di luar batas pengendali atas dan batas pengendali bawah serta pada pola data tidak acak atau random maka dapat diambil kesimpulan bahwa data berada di luar kendali statistik.

5.         Diagram Pareto

Diagram pareto pertama kali diperkenalkan oleh Alfredo Pareto dan digunakan pertama kali oleh Joseph Juran. Fungsi diagram pareto adalah untuk mengidentifikasi atau menyeleksi masalah utama untuk peningkatan kualitas.

Diagram ini menunjukkan seberapa besar frekuensi berbagai macam tipe permasalahan yang terjadi dengan daftar masalah pada sumbu x dan jumlah/frekuensi kejadian pada sumbu y. Kategori masalah diidentifikasikan sebagai masalah utama dan masalah yang tidak penting. Prinsip Pareto adalah 80 % masalah (ketidaksesuaian atau cacat) disebabkan oleh 20 % penyebab. Prinsip Pareto ini sangat penting karena prinsip ini mengidentifikasi kontribusi terbesar dari variasi proses yang menyebabkan performansi yang jelek seperti cacat. Pada akhirnya, diagram pareto membantu pihak manajemen untuk secara cepat menemukan permasalahan yang kritis dan membutuhkan perhatian secepatnya sehingga dapat segera diambil kebijakan untuk mengatasinya.

6.         Diagram Sebab Akibat/ Fish Bone Diagram

 (Cause and Effect Diagram)

Diagram sebab akibat juga disebut Ishikawa Diagram karena diagram ini diperkenalkan oleh Dr. Kaoru Ishikawa pada tahun 1943. Diagram ini terdiri dari sebuah panah horizontal yang panjang dengan deskripsi masalah. Penyebab-penyebab masalah digambarkan dengan garis radial dari garis panah yang menunjukan masalah. Kegunaan dari diagram sebab akibat adalah:

1. Menyiapkan sesi sebab-akibat
2.  Mengidentifikasi akibat
3.  Mengidentifikasi berbagai kategori.
4.  Menemukan sebab-sebab potensial dengan cara sumbang saran.
5.  Mengkaji kembali setiap kategori sebab utama.
6.  Mencapai kesepakatan atas sebab-sebab yang paling mungkin

7.         Diagram Sebar (Scatter Diagram)

Scatter diagram adalah grafik yang menampilkan hubungan antara dua variabel apakah hubungan antara dua variabel tersebut kuat atau tidak yaitu antara faktor proses yang mempengaruhi proses dengan kualitas produk. Pada sumbu x terdapat nilai dari variabel independen, sedangkan pada sumbu y menunjukkan nilai dari variabel dependen.

C.      KESIMPULAN

Kualitas sangat penting bagi sebuah produk, baik berupa produk barang maupun jasa. Hal-hal yang sangat penting bagi produsen berkaitan dengan produk adalah: Kualitas, biaya dan produktivitas. Sedang bagi konsumen adalah Kualitas, harga dan pelayanan purna jual. Dengan demikian kualitas adalah satu-satunya hal yang paling penting bagi kedua belah pihak. Dalam banyak kasus, konsep kualitas berbeda antara pabrikan/produsen dan pelanggan/konsumen. Bagi pelanggan, kualitas berarti kenyamanan dalam penggunaan, sementara bagi pabrikan, kualitas berarti sifat-sifat kuantitatif yang menjadi tujuan (sifat-sifat khas lain) misalnya kemurnian, viskositas, warna dan benda asing. Beberapa sifat-sifat khas  lainya  bukan  merupakan  kualitas  yang diminta  pelanggan.

Suatu produk mempunyai sifat-sifat yang tidak diketahui baik oleh pabrikan maupun pelanggan. Pelanggan membeli produk yang mempunyai beberapa sifat yang tidak diketahui sebaik sifat-sifat yang diketahui. Pada saat proses-proses di pabrikan diganti, beberapa sifat yang tak diketahui juga akan berganti. Kegunaan produk bagi para pelanggan adalah kualitas dari produk. Dalam pengertian ini, pelanggan yang menentukan kualitas dari produk. Spesifikasi kualitas ditunjukan pada spesifikasi pengiriman dalam kadar kualitas minimum yang harus dipenuhi oleh pabrikan.

Wallahu a’lamu bi As-Shawab

DAFTAR PUSTAKA

David, F.R., 2004, Manajemen Strategi Konsep, Alih Bahasa: Alexander Sindoro, PT Indeks, Jakarta.

Edward Sallis, 2006, Total Quality Management in Education: Manajemen Mutu Pendidikan:  Alih Bahasa oleh Ahmad Ali Riyadi, Ircisod, Yogyakarta.

Mulyadi, 2000, Total Quality Management, Aditya Medina, Yogyakarta.

Nasotion, M.N. 2005. Manajemen Mutu Terpadu (Total Quality Management). Ircisod, Yogyakarta.

JIKA SOBAT KESULITAN UNTUK MENDAPATKAN FILENYA, SOBAT BISA MENDAPATKANNYA DI SINI............

DOWNLOAD